Dans un environnement hautement concurrentiel, la réduction des coûts reste une priorité absolue pour les organisations. La situation économique actuelle oblige également les entreprises à chercher de nouveaux moyens de réduire les coûts sans compromettre la qualité de leurs produits ou services. L'automatisation des processus est l'une des énormes avancées technologiques qui aidera les entreprises à obtenir de meilleurs résultats dans de nombreux domaines.

Sélection des processus à automatiser

Lorsque vous devez décider des processus à automatiser, vous pouvez choisir les tâches de routine. Elles occupent la majeure partie du temps de travail, ce qui signifie qu'elles sont les meilleures candidates à l'automatisation. Les coûts diminueront si les processus suivants sont automatisés:

• l'ordonnancement des paiements sortants;
• vérification et collecte des factures des fournisseurs;
• traitement des demandes des consommateurs;
• traitement des commandes de vente;
• saisie et collecte des données dans le système commercial;
• la création d'un compte pour les achats des consommateurs;
• le suivi des expéditions et la gestion de la logistique.

Avantages de l'utilisation de la technologie pour réduire les coûts

L'automatisation des processus à l'aide de solutions technologiques présente de nombreux avantages pour les entreprises. Les plus importants sont les suivants:

L'optimisation du temps de travail des employés

L'un des principaux avantages de l'automatisation est qu'elle permet d'effectuer des tâches répétitives et chronophages, comme la saisie d'informations dans des bases de données ou la facturation.

De nombreux employés sont surchargés par ces tâches et ne s'intéressent pas à leurs performances, et l'automatisation leur permet de se concentrer sur des tâches plus significatives et passionnantes.

Accélération des processus

L'accélération des processus se traduit directement par une réduction des coûts. À première vue, cela peut sembler un petit chiffre, mais lorsqu'une réduction de 250 % de la facture devient perceptible, les économies sont vraiment importantes.

Moins on passe de temps sur le processus, moins l'impact sur le résultat final sera important.

Obtenir des données plus précises

Sans une compréhension précise de l'état des finances de l'entreprise, il n'est pas tout à fait possible de prendre des décisions financières raisonnables à l'avenir.

L'automatisation travaille beaucoup plus rapidement et conserve des enregistrements sur chaque projet, facture, rapport, etc. Cela donne un accès instantané aux données les plus précises disponibles, ce qui permet d'établir des prévisions financières plus précises et de gérer efficacement les projets d'investissement.

Une mobilité et une efficacité accrues

Dans de nombreux secteurs, les employés effectuent leurs tâches depuis le bureau. Et tout cela parce qu'ils ont besoin d'un appareil spécifique pour effectuer certaines tâches manuellement. Cependant, avec l'automatisation, tout change.

Selon le premier point, les employés n'ont plus besoin d'effectuer des tâches manuellement, ce qui leur permet de travailler et d'accéder aux informations nécessaires depuis le lieu qui leur convient et depuis n'importe quel appareil.

Une expérience client améliorée

L'automatisation est également synonyme de flexibilité dans le travail avec les clients. Ces processus ouvrent la porte à un engagement plus actif des clients et à une communication plus transparente et directe.

Comment l'automatisation réduit-elle les coûts?

Voyons comment vous pouvez mettre en œuvre l'automatisation des processus métier dans une entreprise:

L'envoi de messages de mise à jour automatique. C'est l'un des meilleurs moyens de maintenir l'engagement des clients et une communication plus fluide. En outre, ils peuvent être programmés de manière à répondre au mieux aux besoins de chaque cas spécifique.

Les logiciels Internet. De nombreuses entreprises utilisent des plateformes en ligne telles que des logiciels de comptabilité, des rapports analytiques, etc. Les employés peuvent ainsi trouver plus facilement les informations nécessaires, où qu'ils soient et sans perdre de temps.

Fonctions de rapport supplémentaires. De nombreux systèmes ont des fonctions de rapport intégrées aux processus automatisés, ce qui permet au programme de créer facilement des rapports qui vous permettent de suivre les échéances des projets, la comptabilité ou toute autre information.

Fonctions de révision. En ajoutant des révisions à chaque point de contrôle, les chances de réussite seront meilleures, car il y aura plus d'outils pour trouver où les échecs se sont produits et les corriger à l'avenir.

Création d'indicateurs. C'est l'un des outils les plus précieux, car si le projet arrive à échéance dans les délais ou si les chiffres ne correspondent pas à la réalité, vous serez averti de l'erreur par un avertissement. Cela permet d'éviter les erreurs humaines et les erreurs de système.

Portails clients intégrés. Ils permettent aux clients de se connecter directement et de contribuer via des forums de discussion ou d'ajouter des fichiers et des commentaires nécessaires à la réalisation du projet.

Transformation du back-office. Les solutions automatisées appliquées aux comptes utilisent l'intelligence artificielle (IA) et la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour remplacer le traitement manuel des factures et des tâches de paiement. Cela permet d'avoir une visibilité en temps réel de l'état des paiements et d'améliorer la gestion des flux de paiement et la prise de décision.

Chatbots. Les bots de réponse automatisée font partie des meilleurs alliés du site web d'une entreprise, quel que soit son secteur d'activité. Ils peuvent fournir des services 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, attirer des clients potentiels, optimiser l'équipe de personnes et améliorer l'image de marque.

Les applications mobiles. Avec les smartphones, dont l'utilisation est si répandue dans notre vie professionnelle et personnelle, vous pouvez obtenir ce dont vous avez besoin en un clic grâce à l'application. Les contrôles de temps et de processus peuvent être facilement mis à jour à l'aide d'un téléphone mobile, ce qui en fait la meilleure alternative au traditionnel crayon et papier.

Pose intelligente de murs. Principalement conçu pour le secteur de la vente au détail et de la fabrication, il s'agit d'un moyen très efficace de réduire le nombre d'opérations lors du traitement des commandes qui nécessitent la préparation, l'emballage et la livraison des marchandises.

L'impact des technologies de l'information sur l'emploi

Si l'automatisation et les autres technologies sont si bonnes, peuvent-elles conduire au chômage ? Il existe un certain désaccord quant à l'impact net futur de ces technologies sur l'emploi, mais la plupart des chercheurs s'accordent généralement à dire que presque toutes les professions finiront par être touchées. Certains économistes ont toutefois un avis différent.

Depuis plusieurs décennies, les attentes en matière de chômage font l'objet d'un débat général, et elles se sont systématiquement révélées fausses. À la fin des années 1920 et dans les années 1930, on a assisté à une augmentation soudaine de l'automatisation, lorsque les machines ont commencé à attendre la commande dans les fermes et les usines de transformation.

Les personnes qui soutiennent et développent les technologies ont des emplois. À l'heure actuelle, la plupart des nouvelles innovations peuvent fournir de l'emploi de nombreuses manières, puisque les nouvelles industries sont basées sur la technologie. Dans tous les cas, la circonstance qui est négligée est l'influence sournoise des développements permettant d'économiser de la main-d'œuvre. Comme nous le savons, lorsque les entreprises peuvent faire plus avec moins, elles peuvent se développer, c'est-à-dire ajouter de nouveaux produits, ainsi qu'ouvrir de nouvelles branches.

Oui, l'IA, l'automatisation et d'autres développements similaires sont principalement conçus pour dominer et parfois remplacer une profession entière, mais ils créent également de nouvelles professions. Les distributeurs automatiques de billets en sont le meilleur exemple. Lorsqu'ils ont été introduits dans les années 1980, on pensait que les employés de banque allaient rapidement cesser d'exister. Au fil du temps, le nombre de caissiers a diminué dans chaque succursale de la banque. Néanmoins, grâce aux guichets automatiques, il est devenu moins coûteux de travailler dans les agences bancaires, ce qui a conduit à l'ouverture de davantage d'agences bancaires.

Lorsque le tableur a été lancé, il a entraîné le licenciement de 2 millions de caissiers. Cependant, il a également créé des millions de nouveaux emplois sous la forme de comptables, etc. D'après les deux exemples ci-dessus, nous pouvons dire qu'il s'agit d'un impact positif de l'automatisation sur l'emploi.

Ainsi, non seulement l'automatisation ne nuit pas à l'emploi, mais elle permet également de réaliser des économies pour l'entreprise, de réduire les coûts des processus, de soulager les ressources et d'offrir à l'équipe un équilibre adéquat entre vie professionnelle et vie privée.

AZN Research peut vous aider à automatiser les processus nécessaires à votre entreprise grâce aux solutions Customer Intelligence Suite (CIS) et Digital Onboarding Portal (DOP). Ces solutions utilisent les dernières avancées en matière d'IA et d'apprentissage automatique, qui permettent une automatisation complète des processus tels que l'enregistrement des clients, le suivi, l'évaluation et le contrôle des données, l'intégration de services bancaires multilocaux, etc. Autrement dit, nos produits peuvent lire les KPI et autres indicateurs, aidant ainsi les administrateurs qui vérifient les demandes d'ouverture de comptes bancaires, les statisticiens ou les analystes à travailler.