Цифровые технологии всё больше внедряются в различные аспекты нашей жизни, что позволяет повышать её качество и развивать экономику. Множество компаний задумываются об оцифровке своих физических документов, так как пользование материальными носителями влечёт большее количество рисков, связанных с хранением данных.
Рассмотрим преимущества цифровизации и то, какую пользу она может принести компании.
Экономия средств
Постоянное управление физическими документами затрачивает больше времени и ресурсов, нежели единовременная оцифровка. Каждая распечатка документов и их копирование стоит денег. Даже если компания имеет свое оборудование для работы с физическими записями, ресурсы для них (бумага, чернила и т.д.) приходится приобретать постоянно, что сказывается на затратах организации.
Предотвращение рисков
Испорченный, утерянный или украденный оригинальный документ по причине стихийных бедствий, кражи или человеческого фактора также влияет на расходы организации. Особенно это касается потери и повреждения конфиденциальных записей, которые могут стоить компании тысячи долларов.
Оцифровка даёт возможность не обращаться к физическим документам, что предотвращает кражу и потенциальный ущерб, нанесенный при обращении с ними.
Экономия пространства
Содержание физических документов требует отдельного помещения и выполнения условий хранения. Стоимость аренды помещений, поддержание температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов — всё это повышает расходы.
Нарушение одного из условий хранения может привести к потере важных документов. Неправильное использование пространства повлияет на процессы поиска информации.
Оцифровка сокращает расходы и использует эти средства на проекты, которые принесут больше пользы компании.
Повышение эффективности и производительности
- Возможность быстрого поиска
Работа с физическими документами замедляет работу сотрудников. Поиск, копирование, передача бумажных документов занимает много времени.
Цифровизация облегчает и сокращает процесс поиска нужного документа, так как получить доступ к ним можно в любом месте и в любой момент.
- Анализ данных
Оцифрованный контент легко анализировать. С помощью цифровых технологий компания обладает возможностью быстро собирать данные, классифицировать и генерировать их изображение, и это улучшает рабочий процесс принятия решений.
Улучшение качества обслуживания клиентов
Цифровая трансформация помогает повысить эффективность работы команды в сфере обслуживания клиентов.
С помощью оцифровки компания предоставляет клиентам централизованную систему, которая может регистрировать и сохранять все данные о взаимодействии с клиентами. Собирая данные о пользователях, предприятие избавляет их от необходимости давать одну и ту же информацию повторно.
Ведение социальных сетей также помогает взаимодействовать с клиентами, представляя ценную информацию и отвечая на их вопросы.
Повышение прозрачности
Отсутствие прозрачности может привести к тому, что организация отстанет от конкурентов.
Цифровые технологии помогают предприятиям повысить прозрачность операций, предоставляя единый источник достоверной информации, которому можно доверять. Это позволяет лучше принимать решения, повышать эффективность бизнес-процессов и укреплять корпоративную культуру в целом.
Улучшение морального духа команды
У сотрудников снижается способность к обучению, развитию и профессиональному продвижению, когда от них требуют сосредоточиться на ручных повторяющихся задачах. Цифровизация позволяет автоматизировать эти повторяющиеся действия, повышая моральных дух работников и предоставляя им возможность участвовать в более важных проектах.
Преимуществ цифровизации множество, и они применяются в организациях разного типа. Нашей компании особенно важны те, которые помогают улучшить рабочие процессы, усовершенствовать эффективность принятия решений и обслуживания клиентов.
А ваша компания пользуется благами цифровизации?