La définition du concept de systèmes de gestion du personnel ou systèmes RH a deux significations:

1. un sens large - un système dans lequel les fonctions de gestion du personnel de l'organisation sont mises en œuvre;

2. un sens étroit - un logiciel qui vous permet de rendre ces processus plus compréhensibles et efficaces.

Dans cet article, nous parlerons du système en tant que logiciel.

Un logiciel de gestion RH est une solution numérique permettant de gérer et d'optimiser les tâches quotidiennes de la gestion RH et les objectifs généraux de l'organisation dans le domaine de la gestion RH. Les logiciels de gestion RH permettent aux employés et aux responsables du département RH de mieux répartir leur temps et leurs ressources pour des activités plus productives et rentables.

La technologie des logiciels de gestion RH a parcouru un long chemin depuis que les ordinateurs ont été utilisés pour la première fois pour gérer les données relatives aux ressources humaines dans les années 1970. Les systèmes de gestion RH sont devenus plus accessibles aux entreprises dans les années 1980, et l'avènement des applications Web dans les années 1990 a rendu les logiciels de gestion RH encore plus répandus. Actuellement, la plupart des nouveaux systèmes sont basés sur le cloud, s'intègrent facilement à d'autres programmes de gestion des données et se configurent aisément en fonction des besoins, des objectifs et du budget de chaque organisation. En d'autres termes, il existe actuellement une solution logicielle de gestion du personnel pour les organisations de toute taille et de tout type.

Fonctions des systèmes RH

Il n'existe pas de logiciel universel pour la gestion du personnel. Les différents secteurs et entreprises sont confrontés à des défis divers dans leurs départements de ressources humaines.

Alors que certaines entreprises veulent quelque chose de fiable et de stable pour la paie et les avantages sociaux, d'autres sont à la recherche d'un système fiable pour embaucher, suivre et adapter des milliers de nouveaux employés chaque mois.

Néanmoins, certaines fonctions de base sont attendues d'un logiciel de gestion des RH, ce qui peut aider à choisir le logiciel de gestion des RH le plus idéal pour votre entreprise.

Voici les principales fonctionnalités pour vous aider à trouver le meilleur logiciel qui peut avoir un impact positif sur votre flux de travail:

Gestion des salaires et des avantages sociaux

La plupart des solutions logicielles de gestion du personnel incluent la paie (PO) et les avantages sociaux. Elles vous permettent de gérer le calcul de la PO directement via la plateforme.

Il convient de noter qu'en raison du fait que les RH et les salaires sont souvent indissociables, la plupart des responsables RH recherchent une solution complète qui inclut les deux.

Si l'entreprise dispose déjà d'une solution pour le calcul du PO, vous pouvez rechercher un logiciel de gestion des RH qui peut être intégré à un système existant. Il sera plus pratique pour les employés et l'équipe RH d'avoir accès à tout depuis une seule plateforme.

Automatisation

L'une des plus grandes simplifications apportées par les systèmes de gestion RH est l'automatisation des tâches répétitives afin d'augmenter l'efficacité.

Il est judicieux de rechercher un logiciel qui automatise et élimine le travail manuel. Par exemple, certains outils RH automatisent le suivi des jours non travaillés, des impôts, etc. L'organisation économisera beaucoup d'argent et de temps à long terme.

Taille de l'entreprise (petite/moyenne/entrepreneur)

Un autre facteur qui peut vous aider à trouver le logiciel le plus adapté à une organisation est la taille de l'entreprise.

Les besoins en RH changent en fonction du nombre d'employés et de la taille de l'entreprise. Par exemple, une petite entreprise de 15 employés n'aura pas les mêmes besoins en personnel qu'une entreprise de 2 000 employés.

Les grandes entreprises peuvent avoir des besoins plus complexes en matière de gestion RH et exiger davantage de fonctions du système de gestion RH. D'autre part, les petites entreprises n'ont souvent pas besoin de toutes les fonctions offertes par certaines solutions de gestion RH complètes.

En outre, n'oubliez pas que de nombreuses plateformes facturent des frais mensuels pour chaque employé.

Libre-service

Le portail de libre-service pour les employés est incontournable dans le monde moderne.

Il permet au personnel d'accéder à des informations importantes sans avoir à passer par des appels, des courriels, des messages ou des visites au service des RH. Le portail permet de gagner beaucoup de temps, tant pour les employés que pour l'administration.

Enfin, il est judicieux de s'assurer que le logiciel sélectionné répond aux buts et objectifs de l'entreprise.

Accès mobile

Un bon logiciel de gestion des RH dispose d'une application mobile gratuite.

Cette application peut être utilisée à côté pour utiliser les outils de self-service qui ont été mentionnés précédemment. En outre, elle peut être utile du côté de l'administration.

Grâce à l'application mobile du programme RH, certaines responsabilités ne sont plus liées au bureau physique. Les responsables RH peuvent consulter, gérer, suivre et accomplir des tâches en temps réel, de n'importe où.

Types de programmes RH

Il existe différents types de logiciels de gestion des RH qui servent aux organisations à atteindre différents objectifs. Certains d'entre eux sont énumérés ci-dessous avec leurs principales caractéristiques:

Le système de suivi des candidats (ATS) est un logiciel de recrutement qui simplifie le processus de recrutement dans une organisation. Il gère généralement des tâches telles que le stockage des données des candidats, l'affichage des postes vacants sur plusieurs tableaux d'affichage et la vérification des candidatures pour déterminer si elles correspondent aux postes vacants, tout en réduisant les coûts de recrutement.

La plateforme de gestion des performances est conçue pour que les professionnels des RH, les managers et les employés puissent évaluer les compétences des employés, fixer des objectifs de performance et suivre leurs améliorations afin de stimuler l'apprentissage des employés.

Mise en service: le logiciel d'adaptation vous permet d'optimiser et de suivre le processus d'introduction des nouveaux employés dans l'organisation. Il comprend généralement des signatures électroniques, un suivi de la formation, des enquêtes auprès des employés et d'autres fonctions automatisées afin de garantir que l'équipe RH offre une expérience efficace d'adaptation des nouveaux employés.

Le système d'information de gestion du personnel (SIRH) fournit plusieurs fonctions de gestion des RH, telles que le recrutement et le suivi des candidats, la gestion des salaires et des avantages sociaux, le stockage des données et des profils des employés, la conformité aux exigences réglementaires et légales, etc.

Le SIRH peut être un logiciel distinct qui peut être intégré à d'autres applications RH, ou une base de données centrale dans un système logiciel RH complet.

Engagement des employés: une plateforme qui permet d'améliorer l'interaction entre les individus et les équipes. L'engagement des employés est obtenu grâce au feedback, au coaching, aux analyses et aux priorités de travail quotidiennes.

Avantages des systèmes RH

Des rapports précis

Une base de données unifiée du personnel en ligne, facile à mettre à jour, simplifie la gestion et l'utilisation des informations relatives au personnel. Les rapports sont disponibles en temps réel, et des alertes sont déclenchées automatiquement en fonction des indicateurs clés de performance ou d'autres paramètres.

Des processus efficaces

Les processus manuels, comme la confirmation d'un congé par e-mail, font perdre du temps. Les courriels sont perdus, les droits ne sont pas mis à jour et tout le monde est contrarié. L'automatisation du flux des approbations et la mise à jour des données en temps réel en ligne font gagner du temps à tout le monde.

Conformité à la législation

Les meilleurs systèmes de gestion du personnel garantissent la conformité avec la loi. Les fonctions vont d'outils généraux tels que le suivi des documents et les signatures électroniques à des fonctions spécifiques. Par exemple, pour enregistrer la santé et la sécurité ou les plaintes et les infractions disciplinaires. Les systèmes RH doivent également garantir la suppression ou l'anonymisation des données.

L'engagement des employés

Les systèmes modernes de gestion du personnel peuvent devenir un outil précieux pour l'engagement des employés. Les meilleurs systèmes font office de centres de communication. Ils permettent aux employés de rester en contact avec l'entreprise et entre eux.

Sécurité des données

La législation sur la protection des données impose aux entreprises de protéger les données des employés, où qu'ils se trouvent. Les feuilles de calcul, les courriers électroniques et les formulaires papier sont difficiles à sécuriser. Les systèmes spécialisés de gestion des ressources humaines offrent un environnement beaucoup plus sûr.

Travail à distance et hybride

Les systèmes de gestion des RH en ligne assurent le bon déroulement des processus RH importants, où que se trouvent les employés. Ils peuvent également aider les organisations à mieux coordonner, gérer et motiver une main-d'œuvre distribuée.

Réduction des coûts

Les processus papier prennent beaucoup de temps et sont sujets à des erreurs. Même pour une entreprise relativement petite, cela peut rapidement conduire à des milliers de livres sterling de perte de temps chaque année.

Investir dans un système de gestion du personnel moderne et abordable permet de gagner du temps, et le temps permet de gagner de l'argent. De meilleurs systèmes RH ont également un impact plus large sur les performances de l'entreprise. Par exemple, ils permettent d'identifier rapidement les problèmes d'absence ou de performance, d'améliorer la rétention du personnel et d'aider les RH et les responsables hiérarchiques à prendre des décisions éclairées en matière de ressources et de développement.